WMS OCH LAGERHANTERINGSSYSTEM
Vad är ett WMS – och vilket lagerstöd behöver ni?
Många verksamheter ser ett WMS som nästa steg för att skapa bättre kontroll över lagerarbetet. Men rätt lösning handlar inte främst om vilket system som väljs. Det handlar om hur lagret fungerar, vilka utmaningar som ska lösas och vilket stöd som redan finns i verksamhetens befintliga system.
Innan ett nytt system införs behöver ni förstå vilka behov som finns i lagret och vilket ansvar systemstödet faktiskt ska ha.
Vad är ett WMS?
WMS står för Warehouse Management System och översätts vanligtvis till lagerhanteringssystem. Ett WMS är ett systemstöd som används för att styra, registrera och följa upp lagerprocesser, från inleverans och lagerläggning till plock, inventering och utleverans.
Ett WMS kan exempelvis ge stöd för:
- inleverans och lagerläggning
- lagerplatser och varuförflyttningar
- plock, påfyllnad och inventering
- packning och utleverans
- spårbarhet, status och uppföljning
Vilka funktioner som ingår och vilket ansvar systemet har varierar mellan olika WMS-lösningar. Vissa WMS är integrerade i affärssystemet medan andra fungerar som separata system som utbyter information med affärssystem och andra verksamhetssystem.
Ett WMS används inte bara för att hålla reda på lagersaldon och artikelinformation. Systemet kan också styra, prioritera och följa upp det dagliga lagerarbetet.
Vilka problem kan ett WMS lösa?
Behovet av ett WMS uppstår ofta när dagens arbetssätt inte längre ger tillräcklig kontroll eller effektivitet. Det kan exempelvis handla om:
- felplock och felaktiga leveranser
- lagersaldon som inte stämmer
- otydliga prioriteringar
- onödiga förflyttningar och väntetider
- bristande spårbarhet
- personberoende arbetssätt
- svårigheter att följa pågående arbete
- ökade volymer som befintliga arbetssätt inte klarar
Med rätt systemstöd blir arbetsflöden tydligare, arbetsuppgifter kan prioriteras automatiskt och lagerarbetet kan följas upp mer strukturerat.
Samtidigt är inte alla lagerutmaningar relaterade till systemstödet. Orsaken kan lika gärna finnas i lagerlayouten, varuplaceringen, märkningen, arbetsrutinerna, utrustningen eller ansvarsfördelningen. Därför ger ett nytt system bäst effekt när det utgår från hur lagret faktiskt fungerar.
Ett effektivt lager bygger på samspelet mellan System, Struktur och Lagerhårdvara.
Se hur System, Struktur och Lagerhårdvara hänger ihopVad är skillnaden mellan WMS, affärssystem och plocksystem?
Ett affärssystem, ett WMS och ett plocksystem kan alla hantera information som påverkar lagerverksamheten. Skillnaden ligger främst i vilket ansvar systemen har och hur nära de styr det dagliga lagerarbetet.
System
Affärssystem
Huvudsaklig roll
Affärssystemet hanterar verksamhetens övergripande information och processer, exempelvis artiklar, inköp, försäljning, order, lagersaldo och ekonomi. Omfattningen av lagerfunktionerna varierar mellan olika affärssystem.
System
WMS
Huvudsaklig roll
Ett WMS är specialiserat på att styra, registrera och följa upp lagerprocesser. Det kan exempelvis hantera lagerplatser, varuförflyttningar, arbetsuppgifter, prioriteringar och spårbarhet.
System
Plocksystem
Huvudsaklig roll
Ett plocksystem styr och kvalitetssäkrar utvalda arbetsflöden i lagret, exempelvis inleverans, orderplock, lagerflytt och inventering. Det arbetar vanligtvis tillsammans med affärssystemets order-, artikel- och lagerinformation.
Gränserna mellan systemen är inte alltid tydliga. Vissa affärssystem innehåller omfattande lagerfunktioner, och ett WMS kan vara en del av affärssystemet eller ett separat system. Därför bör fokus ligga på vilket ansvar systemet faktiskt har i verksamheten, inte bara på vad lösningen kallas.
Qpick är Qsys plocksystem för systemstyrda arbetsflöden i lagret. Qpick kompletterar affärssystemets lagerfunktioner genom att digitalisera, prioritera och styra det dagliga lagerarbetet där arbetet utförs. Personalen utför arbetet. Qpick sköter styrningen.
Läs om hur Qpick styr de dagliga arbetsflödena i lagretNär behöver ett lager ett WMS?
Det finns ingen fast gräns för när ett lager behöver ett WMS. Två verksamheter med samma antal artiklar eller orderrader kan ha helt olika behov beroende på hur lagret är organiserat och hur komplexa flödena är.
Behovet påverkas bland annat av:
- antal artiklar, lagerplatser och lager
- ordervolymer och variationer över tid
- krav på spårbarhet och lagerprecision
- flera parallella arbetsflöden och prioriteringar
- automation och annan lagerteknik
- integrationer mot affärssystem, TA-system och andra system
- behov av kontroll och uppföljning
- verksamhetens framtida utveckling
För vissa verksamheter ger affärssystemets lagerfunktioner tillräckligt stöd. Andra behöver komplettera med ett plocksystem som styr det operativa arbetet. Verksamheter med mer omfattande eller komplexa behov kan behöva ett separat WMS med ett större ansvar för lagerprocesserna.
Det avgörande är därför inte vilket system som erbjuder flest funktioner. Det viktiga är vilket ansvar systemstödet ska ha och hur väl det fungerar tillsammans med verksamhetens processer, Struktur och Lagerhårdvara.
Se hur Qsys Förstudie klargör lagrets behovEtt WMS bygger på en tydlig lagerstruktur
Ett WMS kan styra arbetet utifrån information, regler och prioriteringar. För att systemet ska kunna göra det på ett tillförlitligt sätt krävs tydliga förutsättningar.
Det gäller exempelvis:
- hur lagret och lagerplatserna är uppbyggda
- var artiklar ska placeras
- hur lagerplatser och gods är märkta
- vilka arbetsflöden som ska följas
- vilka regler och prioriteringar som gäller
- vem som ansvarar för olika beslut och arbetsmoment
Om lagerplatser, märkning eller arbetssätt är otydliga finns risken att systemet förstärker problemen i stället för att lösa dem.
Ett system skapar inte struktur på egen hand. Det förstärker de arbetssätt, regler och förutsättningar som redan finns i verksamheten. Därför behöver lagerstrukturen kartläggas och vid behov utvecklas som en del av systemarbetet.
Läs om hur en tydlig lagerstruktur skapar rätt förutsättningarVilken lagerhårdvara behövs för ett WMS?
Ett WMS blir användbart först när informationen kan registreras och användas där arbetet utförs. Därför behöver systemet fungera tillsammans med rätt lagerhårdvara och ett stabilt trådlöst nätverk.
Beroende på lagrets arbetssätt kan lösningen omfatta:
- handenheter och skannrar,
- truckdatorer och surfplattor,
- skrivare för etiketter och dokument,
- tydlig märkning av lagerplatser och gods,
- trådlös täckning i de delar av lagret där arbetet sker.
Utrustningen behöver vara anpassad till arbetsmiljön, användarna och de moment som ska utföras. Bristande täckning, svårläst märkning eller olämplig utrustning kan skapa avbrott och manuella genvägar även när systemstödet i sig fungerar.
En fungerande lagerlösning bygger därför på samspelet mellan system, struktur och lagerhårdvara.
Läs om lagerhårdvara, märkning och WiFiHur väljer man rätt WMS och lagerstöd?
Innan olika system och funktioner jämförs behöver verksamheten skapa en tydlig bild av nuläget. Utgångspunkten bör vara lagrets faktiska flöden och problem – inte en generell lista över önskade funktioner.
Frågor som behöver besvaras är bland annat:
- Vilka lagerflöden ska systemstödet hantera?
- Var uppstår fel, väntetider och manuellt dubbelarbete?
- Vilket stöd ger affärssystemet redan?
- Vilka arbetsmoment behöver styras, prioriteras eller kvalitetssäkras?
- Vilka krav finns på spårbarhet och uppföljning?
- Vilka system behöver utbyta information?
- Fungerar lagerstruktur, märkning, utrustning och WiFi?
- Vilka volymer, förändringar och framtida behov ska lösningen klara?
Svaren gör det möjligt att bedöma vilket ansvar systemet behöver ha och vilka förändringar som krävs runt omkring det. Först därefter går det att jämföra olika lösningar på ett relevant sätt.
En kravlista som enbart bygger på tillgängliga systemfunktioner riskerar annars att beskriva vad som går att köpa – inte vad lagret faktiskt behöver.
Läs om hur Qsys Förstudie skapar ett faktabaserat beslutsunderlagTa reda på vilket lagerstöd ni behöver
Rätt väg framåt beror på vilka problem som ska lösas, vilket systemstöd som redan finns och hur lagret fungerar i praktiken.
En Qsys Förstudie kartlägger nuläget och skapar ett faktabaserat underlag för beslut om system, struktur och lagerhårdvara. Det ger tydligare förutsättningar innan lösning, omfattning och genomförande fastställs.